先讲一个真实场景，上周要交一份六页的项目汇报，我从打开 WPS 到拿到能看的初稿，花了大概二十分钟，以前这个活我要一个小时，光是在空白页前坐着想结构就得十分钟
剩下的时间我花在了改数字、改措辞、调格式上，这部分它帮不上什么忙
它擅长什么
生成结构，你给一个主题和几个要点，它能给你一份还像样的大纲，分几部分、每部分讲什么，这个大纲不完美，但比空白页强，改起来也快
填充套话，汇报材料里有一部分内容是「正确的废话」，比如背景介绍、工作意义，这些它写得比我还熟练，虽然读起来有点空，但作为初稿够用
排版和配图，这是我觉得最实用的地方，一段文字进去，它给你排好版、配上图，虽然图经常不贴切，但版式省了我大量手动调整的时间
文档转 PPT，把写好的 Word 直接转成演示文稿，这个功能我用得最多，先认真写文档，再让它转，比直接让它生成 PPT 效果好得多
它不擅长什么
具体的数据和事实，任何涉及「我们这季度做了多少」的内容，它都会编，所以这类内容我一律自己填，或者留空占位
业务判断，「为什么做这件事」「这件事的价值是什么」，它给的答案永远正确且空洞，因为它不知道你的实际情况
格式的精细要求，党政机关、国企的公文式汇报，字号、行距、称谓都有硬规定，它排出来的东西得逐页改，这个场景下它省不了多少时间，最多帮你把框架搭起来
图表，涉及数据可视化，它给的东西经常是错的，或者图不对题，数据图还是自己用 Excel 或者专门工具做
我现在的工作流
试了几个月，稳定下来的流程是这样
先自己写文档，把要讲的事讲清楚，这一步不用 AI，因为想清楚是最重要的，也是最不能外包的
再让 AI 转成 PPT，或者根据文档生成大纲
然后人工核对数据、改措辞、调逻辑
最后用它的排版功能做版式，再手工收尾
关键在第一步，很多人跳过它，直接让 AI 生成 PPT，结果就是一页页漂亮的废话——AI 能帮你把内容变成页面，不能帮你想清楚要讲什么
给团队的建议
如果团队里有人天天做汇报材料，值得把这个流程推下去，省下来的时间，一周能有一两个小时
但别指望它替代人，我见过有人把 AI 生成的汇报直接发出去，里面数据是编的，被领导当场问住，工具没责任，用的人有
企业内训和落地的事在 rayda-tech.com，这里只写我自己怎么用